Steigern Sie jetzt Ihre Marketing-Effizienz:
10 Tipps für die erfolgreiche Kampagnenmanagement-Toolauswahl
(Den Artikel als PDF downloaden)

Die Krise ist überwunden, die Wirtschaft boomt wieder. Die Kauflaune der Verbraucher ist auf einem neuen Höhepunkt. Unternehmen investieren daher gerade jetzt wieder deutlich mehr in den Ausbau ihrer Systeme und Prozesse, um ihren Marketingerfolg zu steigern und sich für die nächste Krise zu rüsten. Die Cintellic Consulting Group hat bereits zahlreiche Projekte zur Auswahl und Implementierung von Kampagnenmanagement-Tools erfolgreich umgesetzt. Die folgenden 10 Praxis-Tipps liefern Ihnen wertvolle Anhaltspunkte für die Auswahl und Implementierung neuer Kampagnenmanagement-Lösungen in Ihrem Unternehmen.


1.) Planen Sie visionär und kennen Sie gleichzeitig Ihre akuten Bedarfe
Viele Kunden denken über die Anschaffung einer neuen Kampagnenmanagement-Lösung nach, wenn sie mit ihrer bisherigen Arbeitsweise an Ihre Grenzen stoßen. Oft wissen sie genau, was aktuell nicht mehr geht und statt dessen gehen sollte. Dies sind notwendige Voraussetzungen, um eine neue Lösung auszuwählen. Wir empfehlen jedoch, noch einen Schritt weiterzugehen, um ein Tool auszuwählen, das auch über die nächsten Jahre trägt. Hier ist vor allem zu überlegen, welche Anforderungen sich über die aktuellen Pain-Points hinaus ergeben, welche Kanäle mit einbezogen werden sollen und wie ein Kampagnenprozess in 3 – 5 Jahren idealerweise aussehen sollte.

2.) Bauen Sie ein übergreifendes Projektteam auf
Oft wird der Prozess aus der Marketing-Abteilung heraus angestoßen und gesteuert. In anderen Fällen treibt auch die IT eine Toolauswahl voran. Egal, von welcher Seite Sie kommen: Machen Sie sich bewusst, dass nur ein übergreifendes Projektteam mit gleichmäßig verteilter Verantwortung Ihren Projekterfolg sicherstellt. Das Marketing hat den Anspruch, eines Tages mit der Lösung zu arbeiten, während die IT dafür Sorge tragen muss, dass die Lösung funktioniert und Ihren Dienst tut. Es besteht daher die Gefahr, dass beide Seiten zu sehr auf ihre eigenen Bedürfnisse hinarbeiten. Der Dritte im Bunde sollte immer der Einkauf sein, der das Projekt mit betreut und von Anfang an im Boot ist. Seine Stimme sollte zählen, ohne jedoch den finalen Ausschlag zu geben. Der Einkauf eignet sich hervorragend, um als Anlaufstelle für den Vertrieb der Softwarehersteller zu dienen, sodass dieser die Arbeit des eigentlichen Projektteams nicht behindert.

3.) Erstellen Sie einen offenen und transparenten Anforderungskatalog
Ein transparenter Anforderungskatalog ist ein Muss. Nicht nur, weil er Ihnen hilft, sich über die wirklich wichtigen Anforderungen bewusst zu werden, sondern weil er die Entscheidungsfindung zu jedem Zeitpunkt transparent gestaltet und auf allen Ebenen präsentiert werden kann. Wir empfehlen die Unterteilung in funktionale Anforderungen, nicht-funktionale Anforderungen und Anbieter. Jede aufkommende Anforderung ist dabei ein eigener Punkt, der gewichtet werden kann (must have, should have, nice to have, obsolet). Die funktionalen Anforderungen beschreiben die fachlichen Notwendigkeiten, die Sie mit Ihrer Lösung abdecken wollen. Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben, wie sich Ihre Lösung verhalten muss (z. B. hohe Verfügbarkeiten des Systems, Datenbankabfragen innerhalb von 10 Millisekunden, etc.). In der Kategorie Anbieter finden Sie alles, was Sie von Ihrem Software-Anbieter erwarten (international vertreten, Implementierungsteam sowie Schulungsteam sind vorhanden, etc.)

4.) Beziehen Sie die Personen, die die Auswahl betrifft, direkt mit ein
Das Projektteam kann nicht aus allen Personen, die in Zukunft mit dem neuen Tool arbeiten werden, bestehen. Daher ist es wichtig, den Auswahlprozess allen von einem möglichen Systemwechsel betroffenen Kollegen so weit wie möglich transparent zu machen. Wir empfehlen, regelmäßig den aktuellen Status des Auswahlprozesses mitzuteilen und den Anforderungskatalog zu diskutieren. Das letzte Wort hat natürlich immer das Projektteam. Es erhöht jedoch die Akzeptanz Ihrer Auswahl auch nach der Implementierung, wenn Sie kontinuierlich mit den betroffenen Personen in Kontakt bleiben.

5.) Nutzen Sie das Potential von Multi-Channel Marketing
Um Ihre Lösung zukunftssicher zu machen, sollten Sie sich die Frage nach Ihrem Geschäftsmodell der Zukunft stellen. Selbst wenn Sie aktuell spezielle Kanäle bevorzugen (z. B. Mailings, Beratergespräche oder Call Center), sollten Sie sich über Ihre zukünftige Kundenansprache klar werden. Kanäle wie SMS, Email, Social Media, Inbound oder hauseigene Anbindungen werden weiter an Bedeutung gewinnen. Investieren Sie daher die notwendige Zeit, um sich zu überlegen, wie Ihr Kampagnenmanagement der Zukunft aussehen wird.

6.) Lassen Sie die IT-Infrastruktur nicht außer Acht
Unterschiedliche Kampagnenmanagement-Lösungen verlangen einen unterschiedlichen Umgang mit der Datenhaltung. Um Ihren Closed-Loop-Ansatz verfolgenden zu können, sollten Sie im Vorfeld bedenken, welchen Einfluss eine Lösung auf Ihre gesamte IT-Architektur hätte, und welche zusätzlichen Kosten und Aufwendungen auf Sie zukommen würden, um den Kreislauf aufbauen zu können.


7.) Beziehen Sie einen übergreifenden Marketing-Prozess in Ihre Auswahl mit ein
Oft wird bei der Auswahl lediglich über die technischen und fachlichen Anforderungen an ein Kampagnenmanagement-Tool nachgedacht. Gehen Sie einen Schritt weiter und entwerfen Sie Ihren idealen Marketing-Prozess. Von der Planung über die Einsteuerung der Maßnahmen und  die Selektion bis hin zur Erfolgskontrolle. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren, sodass Sie Geschwindigkeit und Qualität Ihres Direktmarketing-Prozesses steigern können.

8.) Denken Sie über Real-Time-Marketing und event-basierte Kommunikation nach
Über das klassische Kampagnenmanagement hinaus wird Real-Time-Marketing (Real Time Decision Management) und event-basierte Kommunikation (Ansprache aufgrund eines bestimmten Kundenevents) das Kampagnenmanagement der Zukunft formen. Überlegen Sie, mit welchen Prozessen und Systemen sie diese in Ihrem Unternehmen integrieren wollen und wie das Zusammenspiel mit Ihrer Kampagnenmanagement-Lösung aussehen könnte.

9.) Seien Sie offen für Neues und lernen Sie von anderen Auswahlverfahren für Kampagnenmanagement-Tools
Unsere Erfahrung zeigt: Das Kampagnenmanagement wird in vielen Unternehmen ähnlich betrieben. Scheuen Sie sich daher nicht, von anderen zu lernen. Nutzen Sie das vorhandene Wissen in branchenfremden Unternehmen. Vereinbaren Sie mit den Tool-Anbietern Referenztermine, bei denen Sie einen Einblick erhalten, wie eine bestimmte Kampagnenmanagement-Lösung eingesetzt wird. Fragen Sie konkret nach, welche Vorteile, Nachteile und Probleme bisher aufgetreten sind und wie diese Probleme gelöst wurden.

10.) Treffen Sie niemals eine Auswahl ohne einen Proof of Concept (PoC)
Für viele Unternehmen ist ein PoC, bei dem die Anbieter das Tool in Aktion zeigen, Pflicht. In manchen Fällen liegt allerdings nach dem ersten Kennenlernmeeting bereits eine Präferenz vor und die Entscheidung wird getroffen, ohne dass die Lösung im laufenden Betrieb betrachtet wird. Dieses Vorgehen birgt gleich zwei Gefahren: Einerseits ist die Akzeptanz der Lösung deutlich geringer, da sich die späteren Benutzer mit der Lösung nicht schon im Vorfeld vertraut machen konnten. Außerdem werden Sie als Kunde vermutlich einen deutlich höheren Produktpreis bezahlen, wenn Sie die Toolanbieter nicht gegeneinander antreten lassen und anschließend nicht mit guter Ausgangsposition in die Verhandlungen gehen können.


Die ideale Vorgehensweise bei einer Kampagnenmanagement-Toolauswahl ist nach unserer Erfahrung:
- Aufbau des Anforderungskataloges (und kontinuierliche Erweiterung in den Gesprächen)
- Erstellen einer Long List (sämtliche Anbieter von Kampagnenmanagement-Lösungen)
- Schnelle Reduktion der Long List zu einer Short List aufgrund von Anbieter-Eigenschaften (Größe, Preis, Ländervertretungen, Referenzen)
- Kontaktaufnahme mit den Software-Anbietern und Einladung zu Kennenlern-Terminen, bei denen die Anbieter sich und Ihre Lösung vorstellen
- Reduktion der Anbieter auf die 2-3 Anbieter, die in den POC gehen sollen
- POC und RFQ (Request for Quotation): Die Anbieter zeigen, wie sehr sie den Anforderungen gewachsen sind
- Verhandlung mit den Anbietern bezüglich des Preises
- Auswahl