Eisberg voraus: Wie Sie Schiffbruch bei der Einführung von Software im Direktmarketing vermeiden
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Möglichkeiten zur Verwendung von Software im Direktmarketing gibt es viele: Kampagnenmanagement-Lösungen, Optimierungs-Software, die den idealen Kunden für die ideale Kampagne bestimmt, Data-Mining-Programme, mit denen Kundenbedürfnisse ermittelt werden oder Reporting-Tools, die auf Knopfdruck den aktuellen Stand der Direktmarketing-Aktivitäten wiedergeben. Die Hersteller dieser Produkte werben mit Umsatzerhöhung, Kostensenkung und Zeiteinsparungen. Und in den meisten Fällen haben sie tatsächlich Recht.

Doch obwohl der Erfolg bei den meisten Produkteinführungen nachweisbar ist, scheitern viele Projekte bereits in der Einführungsphase. Das Problem: Die weitreichenden Konsequenzen einer Neueinführung werden in der Entscheidungsphase übersehen bzw. nicht angesprochen. So werden potenzielle Fallstricke oft erst bei der Produkteinführung erkennbar – wenn das Projekt bereits auf den unter Wasser liegenden Eisberg aufläuft.

Um Ihr Projekt auf Erfolgskurs zu bringen und auch zu halten, hat die Cintellic Consulting Group 5 bewährte Tipps für die Durchführung von Projekten im Direktmarketing zusammengestellt. Als Beratungshaus mit den Schwerpunkten Customer Relationsship Management und Business Intelligence besitzen wir langjährige Erfahrung in der Auswahl und Einführung von CRM und Kampagnenmanagement-Lösungen.


1) Maschinen stoppen: Klare Vision entwickeln und Vorteile aufzeigen

Sobald der Auswahlprozess beendet und die Entscheidung für das neue Produkt getroffen ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die nun vor Ihnen liegenden Aufgaben genauestens zu planen. Die letzten Monate haben Sie vermutlich damit verbracht, Stakeholder zu informieren, Sponsoren zu finden, die anderen Abteilungen von Ihrer Idee zu überzeugen und das beste Produkt in einem Auswahlverfahren zu ermitteln.

Jetzt beginnt der Prozess wieder von neuem, denn der Beschluss für ein neues Produkt bedeutet noch nicht automatisch, dass es wirklich innerhalb Ihrer Firma zur Anwendung kommt. Überlegen Sie sich daher genau, welche Schritte in Ihrem Fall für eine gelungene Einführung notwendig sind. Welche Abteilungen müssen Sie mit ins Boot holen? Welche Mitarbeiter werden von dem neuen Produkt betroffen sein? Wo ist unter Umständen mit Gegenwind zu rechnen? Planen Sie, wie Sie mit Widerständen umgehen und wie Sie diese im kommenden Einführungsprojekt vermeiden können.


2) Die Tiefe des Eisberges ausloten: Entwickeln Sie Klarheit über die kommenden Veränderungen

Machen Sie sich bewusst, dass es nicht nur darum geht, eine Software auf einem Rechner zu installieren, sondern dass Sie grundlegend in die Prozesse Ihres Unternehmens eingreifen werden. Denn das neue System soll effektiv genutzt werden und übergreifende Akzeptanz finden. Fragen Sie sich daher, welche Prozesse, Abteilungen und Personen von diesen Veränderungen betroffen sein werden. Loten Sie ebenfalls aus, welche Grundvoraussetzungen für die neue Software geschaffen werden müssen, damit diese voll funktionsfähig ist. Ist eine neue Datenbasis zu generieren? Ist die Datenqualität zu optimieren? Sind verschiedene Kernsystems und Daten zusammen zu führen, bevor Ihr neues Produkt überhaupt lauffähig werden kann?

Möglichkeiten zur Verwendung von Software im Direktmarketing gibt es viele: Kampagnenmanagement-Lösungen, Optimierungs-Software, die den idealen Kunden für die ideale Kampagne bestimmt, Data-Mining-Programme, mit denen Kundenbedürfnisse ermittelt werden oder Reporting-Tools, die auf Knopfdruck den aktuellen Stand der Direktmarketing-Aktivitäten wiedergeben. Die Hersteller dieser Produkte werben mit Umsatzerhöhung, Kostensenkung und Zeiteinsparungen. Und in den meisten Fällen haben sie tatsächlich Recht.


3) Mannschaft bilden: Stellen Sie ein bereichsübergreifendes Team zusammen

Ihr Projektteam bezieht im Idealfall Kollegen aus allen betroffenen Bereichen mit ein. Stimmen Sie frühzeitig die Verfügbarkeit der Ressourcen ab, sodass diese Ihrem Team über die gesamte Projektlaufzeit hinweg zur Verfügung stehen. Ein bereichsübergreifendes Team bringt Ihnen viele Vorteile: Sie verfügen über mehr Know-how, Sie machen Ihr Projekt in andere Bereiche hinein transparent und Sie erzielen den Erfolg gemeinsam.

Nutzen Sie das Projekt auch, um junge und engagierte Kollegen in Ihrem Team zu fördern und zu fordern. Neben den operativen Regeltätigkeiten bietet gerade ein spezielles Projekt jungen Kollegen die Möglichkeit zu lernen und sich auszuzeichnen. So steigern Sie die Motivation Ihres Teams und gewinnen gleichzeitig neue und wertvolle Erkenntnisse über die Potenziale Ihre Kollegen.

Geben Sie die operative Projektleitung idealerweise in die Hände einer neutralen Instanz, die Sie selbst steuern können. So steht Ihnen eine Vollzeitkraft, die das Projekt leitet, als Unterstützung zur Verfügung und Sie können gleichzeitig als Eskalationsposten agieren.


4) Kurs setzen: Gehen Sie notwendige Veränderungen in Teilprojekten an

Gliedern Sie Ihr Gesamtprojekt und Ihr Team in einzelne Teilprojekte. Diese können durchaus überschneidende Teammitglieder haben. Gliedern Sie die in Schritt 1 definierten Grundvoraussetzungen so, dass sie Meilensteine in den Teilprojekten bilden. Übergeben Sie die Verantwortung für die Teilprojekte sowohl an etablierte, erfahrene Kollegen als auch an junge Kollegen, die Sie fördern möchten. Eine ausgewogene Mischung hilft Ihnen, Ihr Team erfolgreich weiter zu entwickeln. „Es ist immer wieder erstaunlich zu sehen, welche Entwicklungssprünge gerade junge Kollegen in solchen Projekten machen können, wenn man Ihnen die Verantwortung für Teilprojekte zutraut.", weiß Dr. Jörg Reinnarth, Mitgründer der Cintellic Consulting Group.

Stellen Sie sicher, dass über den Status der Teilprojekte jederzeit gegenseitige Transparenz herrscht. Idealerweise tagt jedes Teilprojekt einmal in der Woche. Die Teilprojektleiter sollten sich ebenfalls mindestens einmal wöchentlich über den aktuellen Projektstand austauschen.


5) Kurs klar im Auge behalten: Schaffen und halten Sie Transparenz

Nicht nur in den Teilprojekten sollte Transparenz herrschen – vor allem in den Bereichen des Unternehmens, die später von der kommenden Lösung profitieren, ist das Wissen um den Stand des Projekts wichtig. Jeder Bereich sollte über den aktuellen Status, die bisher erzielten Erfolge aber auch über mögliche Probleme informiert sein, sodass keine falschen Erwartungen aufgrund mangelnder Information auftreten.

Gleichzeitig dient Transparenz dazu, den Change-Management-Prozess im Unternehmen einzuläuten. Je offenkundiger Ihr Projekt weiter erfolgreich voranschreitet, umso einfacher können sich alle Beteiligten darauf einstellen ohne von der Umstellung auf die neue Lösung überrascht zu werden.

Sorgen Sie daher schon frühzeitig für Regelmeetings, in denen Sie zunächst die Vorzüge der geplanten Lösung vorstellen. Anschließend führen Sie die Kollegen Schritt für Schritt an die neue Lösung heran, z. B. durch Schulungen oder Workshops, in deren Rahmen der aktuelle Projektstatus oder spezielle Aspekte diskutiert werden. Maßnahmen, an deren Entwicklung und Wachstum eine große Anzahl an Kollegen beteiligt ist, erfahren am Ende eine höhere Akzeptanz.

6) Erfolge feiern: Halten Sie die Motivation und den Dampf oben

Ebenso, wie Sie Learnings und Misserfolge transparent machen, sollten Sie Erfolge und erreichte Meilensteine feiern. Dies dient einerseits der Motivation des Teams, aber auch der Gewöhnung aller Beteiligten an die kommende Software. Zeigen Sie welche Teilschritte aktuell erreicht worden sind und welche Etappen noch zurück gelegt werden müssen, bevor das Projekt in den Regelbetrieb überführt werden kann.

Diese beschrieben 5 Schritte haben sich in unserer Praxis als probates und zielführendes Mittel erwiesen, neue Produkte erfolgreich bei unseren Klienten einzuführen. Denn es zeigt sich, dass in den meisten Fällen nicht die neue Lösung abgelehnt wird oder scheitert, sondern der Change Management Prozess, der dahinter steht.

Die Cintellic Consulting Group ist ein Beratungshaus spezialisiert auf die Bereiche Customer Experience Management, Customer Relationsship Management und Business Intelligence. Wir besitzen langjährige Erfahrung in der Strategie-Entwicklung, im Bereich Chance Management und Prozessoptimierung. Cintellic verbindet strategisches Know How mit Kompetenz im Bereich der Datenanalyse und Business Intelligence und bietet Ihnen die Konzeptentwicklung und Umsetzung aus einer Hand.

Download PDF: Cintellic Leitfaden Direktmarketing

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner:

Cintellic Consulting Group
Dr. Jörg Reinnarth
Joerg.Reinnarth@cintellic.com
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