Metadatenmanagement 
Das Fundament für nachhaltige Unternehmensentscheidungen

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Der rasche technische Fortschritt erlaubt uns heute immer größere Datenmengen zu speichern und auf diese global zuzugreifen. So sollten Unternehmensentscheidungen auf Basis fundierter Daten und nicht nur aus dem Bauch heraus getroffen werden können. Eine breite und vielfältige Datenbasis gibt jedoch noch keine Garantie für die richtige Entscheidungsfindung, denn nur wenn die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt abrufbar sind, kann ein Unternehmen erfolgreich, wettbewerbsfähig und entscheidungssicher agieren. Wie bekommen Sie aber das exorbitant ansteigende Datenvolumen in den Griff ? Eine einfache lokale (Volltext-)Suche ist aufgrund verteilter Systeme heute kaum noch zielführend. Wussten Sie, dass ein Anwender im Schnitt mehr als drei Stunden in der Woche mit der Datensuche und der dazugehörigen Informationssuche beschäftigt ist?

Die Lösung für die schnelle und qualitative Informationsbeschaffung und Datenanalyse ist hier Metadatenmanagement. Die Herausforderung liegt dabei in einem benutzerfreundlichen und intuitiven Navigationssystem, das den Anwender leicht durch die Datenmenge lotst, schnell zum Suchergebnis bringt und die Qualität der Datenauswertungen sichert. Doch was sind eigentlich Metadaten? Warum sind sie so wichtig? Wozu genau kann man sie verwenden und wie kann man sie managen? Um diesen Fragen nachgehen zu können, ist es wichtig zu wissen, welche Arten von Metadaten es gibt.


Metadaten machen aus Daten Informationen

Lassen Sie uns doch zum Einstieg in die Thematik Metadatenmanagement einen Blick auf die Bestandteile werfen, mit denen sich das Thema beschäftigt. Hier findet sich zunächst der Begriff „Daten“. Daten sind einfach ausgedrückt elektronisch gespeicherte Zahlen, Zeichenketten oder andere Formate. Die Zahl 164 ist so ein Datum und sagt zunächst gar nichts aus. Oder wissen Sie schon, dass es sich hierbei um den Rechnungsumsatz handelt? Wohl kaum.

Also stehen Ihre Daten zunächst in keinem Zusammenhang und erst die nähere Beschreibung ordnet die Zahl 164 in einen Kontext ein und macht daraus eine Information, mit der Sie weiter arbeiten können: „Der Umsatz betrug 164 Euro“. Das Beispiel ergänzend kann der Text „Peter Mayer“ mit „Kunde“ beschrieben und die Zahl „07“ mit „Rechnungsmonat“ erläutert werden. Auf diese Weise erhalten wir die Information, dass der Kunde Peter Mayer im Juli 164€ Rechnungsumsatz generiert hat.

„Rechnungsumsatz“, „Kunde“ oder „Rechnungsmonat“ sind daher Daten über Daten, was die Übersetzung von Metadaten ist. Auf diese Weise können die Daten das Informationssystem Ihres Unternehmens beschreiben. Mit zusätzlichen Definitionen der einzelnen Metadaten, beispielsweise von „Rechnungsumsatz“, können Metadaten das notwendige Wissen zur richtigen Interpretation von Daten liefern. Und hier taucht die erste Herausforderung auf: welche Möglichkeiten haben Sie, das von Ihnen langwierig aufgebaute Wissen nach außen zu tragen oder von dem Wissen Ihrer Kollegen zu profitieren?

Die Antwort liegt auf der Hand: Das Domänenwissen muss weitergegeben werden, was in der Regel aber nur dann passiert, wenn es gerade wieder gebraucht wird. Das Resultat sind langwierige Meetings und lange Konversationen via E-Mail, in denen Details abgestimmt werden, von denen noch bis vor Kurzem geglaubt wurde, sie wären allen bekannt und es gäbe bereits ein gemeinsames Verständnis eines unscheinbaren Begriffes wie „Rechnungsumsatz“ zwischen den Fachbereichen.

Genau an diesem Punkt kommt es nun darauf an, ob Sie in Ihrem Unternehmen ein Verwaltungssystem haben, um dieses Wissen zentral und abteilungsübergreifend zugänglich zu machen und die Metadaten unternehmensweit nutzbar zu machen, nämlich mit einem zentralen Metadatenmanagement-System. Denn so lässt sich der gesamte Abstimmungsaufwand drastisch reduzieren und zwar auf eine einzelne Recherche im Metadatenmanagement- System. Gleichzeitig wird sich die Zufriedenheit der Informationskonsumenten im Unternehmen erhöhen, da die relevanten Informationen schneller und zuverlässiger erhältlich sind und für Entscheidungen oder im operativen Geschäft ohne Verzögerung bereitstehen.


Metadatenmanagement erleichtert die Navigation und unterstützt das Datenverständnis

Stellen Sie sich eine weitere Situation aus dem Berufsalltag vor. Sie erhalten den Auftrag, eine komplexe Ad-Hoc- Analyse für das Management durchzuführen. Dazu müssen Sie die Daten aus bekannten und unbekannten Quellen beschaffen. Was tun Sie? Die Herausforderung besteht nun in der Informationsgewinnung, die durch spezifische Arbeitsschritte gekennzeichnet ist. Als Erstes findet die Ermittlung des Informationsbedarfs statt. Wenn Sie beispielsweise Umsätze und Kosten des laufenden Quartals für die Region Süd brauchen, müssen Sie wissen, wo diese in der Datenbank abgelegt sind. Oft finden Sie unterschiedliche Quellen, in denen entsprechende Daten abgelegt werden. Das Problem ist hier eine häufig nicht konsistente und redundante Datenhaltung. In diesem Fall wären Sie ohne Metadatenmanagement auf die Nutzer und die Verantwortlichen der Daten angewiesen. Alleine das Auffinden der richtigen Ansprechpartner, die Terminvereinbarungen und die Zeitinvestition in die Gespräche oder Emails können schnell unnötig Ressourcen binden. Darüber hinaus müssen Sie zunächst versuchen eine gemeinsame Sprache mit allen Beteiligten zu finden, um ein gemeinsames Verständnis herbeizuführen und so konsistente und valide Informationen für Ihren Analyseauftrag zu gewinnen und nutzen zu können.

Können Sie bereits auf ein etabliertes Metadatenmanagement zurückgreifen, so finden Sie direkt die richtige Quelle für die benötigten Daten und sparen dadurch in erster Linie viel Zeit. Denn beispielsweise durch eine Suche in einem Kennzahlen- oder Dimensionskatalog können die erforderlichen Informationen sehr schnell ermittelt werden. Die Vereinheitlichung der Geschäftsterminologie sichert das erforderliche Verständnis der Daten. Die Katalogisierung erlaubt den von Ihnen benötigten zentralen Zugriff auf die Metadaten und hält diese außerdem aktuell und qualitätsgesichert. Das Metadatenmanagement liefert Ihnen in unserer Beispielanalyse die Erklärung für die abweichenden Werte in der Beispiel- Region Süd: im CRM System sind die Umsätze nach Postleitzahlen sortiert und summiert, in dem Buchhaltungssystem nach Vorwahlbereichen, so dass eine „Region Süd“ sich unterschiedlich zusammensetzt. Mit dieser Information können Sie zeit- und kostensparend valide Analyse durchführen und die erforderliche Qualität sichern.


Erfolgreiches Metadatenmanagement als Garant für fundierte Entscheidungen

Lassen Sie uns tiefer in das Management von Metadaten einsteigen und es vor allem in den Kontext von Business Intelligence stellen, wo die Umwandlung von Daten in wertvolle Informationen einen sehr zentralen Aspekt darstellt. Denn die ganzheitliche Sicherstellung der Unternehmenssteuerung mit Hilfe konsistenter Reportings, Analysen und deren Visualisierung können mit einem effizienten Metadatenmanagement umfassend optimiert werden.

Die Herausforderungen von Business Intelligence liegen häufig in einem abweichenden Verständnis zwischen einzelnen Fachbereichen und auch zwischen Fachbereichen und der IT, das entweder durch die unterschiedlichen Anforderungen an die Informationsnutzung entsteht oder durch die historisch gewachsenen IT-Systemlandschaften verstärkt wird. Die Fachseiten sollten daher die fachlichen Metadaten bereichsübergreifend abstimmen und zentral für alle verfügbar machen, denn oft schlummern sie in den Köpfen der Mitarbeiter, die so nicht selten Kopfmonopole bilden. Die fachlichen Metadaten beschreiben unter anderem die detaillierte Bedeutung eines Datums, d.h. nicht nur der Begriff „Umsatz“ ist notwendig, sondern auch eine möglichst interpretationsfreie Definition dessen. Darüber hinaus spielt der Verwendungszweck der Daten eine wichtige Rolle und kann abweichende Definitionen zum Teil sogar rechtfertigen und erklären. Und nicht zuletzt gilt es für Daten auch Informationen zur Verantwortlichkeit zu hinterlegen, um bei Fragen oder Anpassungsbedarf sogleich den richtigen Ansprechpartner zu kennen. Die technischen und betrieblichen Metadaten wiederum werden meistens von der IT erfasst und abgelegt, da sie für den Betrieb von Datenbanken oder Business Intelligence Softwarelösungen notwendig sind. Diese Metadaten liefern Informationen über Quellsysteme, Transformationsprozesse, Laufzeit, Performance, Vollständigkeit und Aktualität der Daten. Ein ganzheitliches Metadatenmanagement, das eine systematische Erfassung fachlicher, technischer und betrieblicher Metadatenklassen sicherstellt, ermöglicht eine effiziente und effektive Nutzung von Business Intelligence Landschaften und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.


Warum brauchen Sie Metadatenmanagement?

Bereits nach diesem kurzen Einblick in das Thema Metadatenmanagement mit BI-Fokus zeichnen sich der Nutzen und die Notwendigkeit der einheitlichen Metadatenverwaltung deutlich ab. Das Metadatenmanagement bringt nicht nur Transparenz durch erleichterte Navigation und Suche sowie bessere Nachvollziehbarkeit der Daten, sondern schafft auch Vertrauen in die Informationslandschaft Ihres Unternehmens. Durch ein abgestimmtes und einheitliches Glossar, das zentral zugänglich ist, wird eine leichte und komplexitätsarme Dateninterpretation möglich, die die bestehenden Inkonsistenzen erkennbar macht und so die Qualität der Datenauswertungen sichert.

Ein großer Erfolgsfaktor für Business Intelligence liegt im einheitlichen und insbesondere integrierten Metadatenmanagement, denn erst durch sinnvolle Verknüpfung strukturierter Metadaten lassen sich wichtige Zusammenhänge sowohl in der fachlichen Informationsnutzung, als auch in der technischen Informationsverarbeitung und -bereitstellung erkennen. Auf diese Weise können große Datenmengen beherrschbar gemacht werden, um eine verlässliche Informationsgrundlage für ergebnissichere Maßnahmen und fundierte Entscheidungen zu bilden.


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