Business Intelligence
Kostenreduktion schon vor dem Projektstart

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In vielen Unternehmen werden Business Intelligence Projekte häufig von unterschiedlichen Fachbereichen mit ähnlichen Anforderungen ins Leben gerufen. Mögliche Synergien werden dabei oft nicht erkannt, so dass unterschiedliche Projekte für die Bereitstellung derselben Informationen den doppelten Aufwand betreiben. Ein fachbereichs- und projektübergreifendes Anforderungsmanagement kann diese Synergien in Business Intelligence Projekten schon früh erkennen und Chancen daraus nutzen.

Das Management von projektübergreifenden Anforderungen sollte durch eine zentralisierte Funktionseinheit in einem Unternehmen gewährleistet sein. Die häufig als Business Intelligence Competence Center (BICC) bezeichnete Institution kann dabei eine eigenständige Organisationseinheit darstellen oder sich als virtuelles BICC der erforderlichen Kompetenzen aus unterschiedlichen Organisationeinheiten bedienen.

Die Rolle eines BICC wird jedoch oft als die eines IT-Ressourcenpools mit zentralisierten Entwicklerkompetenzen für Business Intelligence Technologien missverstanden. Auch wenn ein rein umsetzungsorientiertes BICC mit einer effizienteren Implementierung zur Qualitätssteigerung und Kostenreduzierung von BI-Lösungen beiträgt, werden Synergien zu anderen Projekten erst zu spät erkannt.

Ein BICC sollte also nicht nur technische Kompetenzen vereinen, sondern auch fachliche Kenntnisse zu den Kernprozessen des Unternehmens und den dafür benötigten entscheidungsrelevanten Informationen aus Business Intelligence Lösungen einbeziehen.

Auf diese Weise ist es möglich, Projektvorhaben bereits in der Entstehungsphase mit existierenden Lösungen fachlich abzugleichen. Wird zu diesem Zeitpunkt schon erkannt, dass dieselben oder ähnliche Kennzahlen bereits existieren oder eine komplexe dispositive Fachlogik bereits definiert wurde, so kann dies in den Anforderungen an das neue Projekt berücksichtigt werden. In vielen Fällen führt eine solche Erkenntnis entweder zur Reduktion des Projektumfangs oder einer engeren Zusammenarbeit mit dem Schwesterprojekt, was in beiden Fällen mit einer Kostenreduktion einhergeht.

Neben der Vermeidung unnötiger Kosten gewinnt man zusätzlich eine Landschaft von Business Intelligence Lösungen, die unternehmensweit abgestimmt und somit akzeptiert sind. Sprechen das Controlling, das Marketing und der Vertrieb von einer Kennzahl, so ist sichergestellt, dass alle Beteiligten dieselbe Definition kennen und dass die Bildung der Kennzahl nur einmal implementiert wurde. Auf diese Weise sinkt der oft recht hohe Abstimmungsaufwand bei abweichenden Werten für die vermeintlich selbe Kennzahl. Dies führt zur Vermeidung von erheblichem Zeit- und Ressourceneinsatz bei der Ursachenforschung. Folglich sollte für Business Intelligence Lösungen unternehmensweit immer die Maßgabe gelten: „Eine Kennzahl, eine Definition, eine Implementierung, ein Wert.“

Die folgenden Punkte sollen bei der Realisierung projektübergreifender Synergien und somit einer Kostenreduktion schon vor dem eigentlichen Start des Business Intelligence Projektes helfen:

BI-Anforderungen frühzeitig diskutieren

Ein Gremium sollte geschaffen werden, das alle Anforderungen an eine BI-Lösung so früh wie möglich analysiert und gegen andere Projekte bzw. existierende BI-Lösungen prüft. Auf diese Weise können frühzeitig gleiche oder konträre Anforderungen aufgedeckt werden, bevor überhaupt mit der Aufnahme von Detailanforderungen und damit dem eigentlichen Projekt selbst begonnen wird.

Dieses BI-Anforderungs-Gremium soll die Kompetenzen der einzelnen Fachbereiche vereinen, um eine aussagekräftige Bewertung der neuen Anforderungen durchführen zu können und über das weitere Vorgehen zu entscheiden. Für eine effiziente Entscheidungsfindung sollte ein Moderator das Gremium begleiten.

Fachlich nachvollziehbare, transparente Dokumentation von BI-Lösungen

Damit Fachanwender wissen, welche Informationen bereits im BI-System zur Verfügung stehen, bevor sie dazu eine neue Anforderung formulieren, sollten alle BI-Lösungen fachlich dokumentiert und für jeden Anwender zugänglich sein. Dazu gehört ein Katalog aller Kennzahlen des Unternehmens und der Dimensionen, nach denen sich diese Kennzahlen analysieren lassen. Sind für bestimmte Themen dispositive Fachlogiken erforderlich, so sollten auch diese einfach und nachvollziehbar sein. Dies gilt auch für die operativen Systeme, deren Daten bereits in die BI-Landschaft integriert wurden.

Bei der Dokumentation spielt der fachliche Abstraktionsgrad eine wichtige Rolle. Insbesondere stark technisch orientierte Beschreibungen erschweren das Aufdecken analoger Anforderungen an BI-Lösungen oder sie verhindern sogar, dass ein fachlicher Anforderer sich überhaupt mit der Dokumentation beschäftigt.

Fest definierte Verantwortungen für Kennzahlen und Dimensionen

Nicht nur die inhaltliche Definition von BI-Objekten, wie Kennzahlen und Dimensionen ist wichtig, sondern auch fest definierte fachliche Verantwortlichkeiten. Sollten unterschiedliche Anforderungen abweichende Definitionen oder Fachlogiken fordern, ist es Sache des jeweiligen Verantwortlichen im BI-Anforderungs-Gremium eine Entscheidung herbeizuführen. Die Verantwortung für Kennzahlen und Dimensionen lässt sich besonders gut nach gemeinsam abgestimmten Themen wie zum Beispiel „Kundenservice“, „Gewinn und Verlustrechnung“ etc. aufteilen. Jede neu definierte und bereitgestellte Kennzahl oder Dimension sollte dann so früh wie möglich einem Themen- und somit Verantwortungsbereich zugeordnet werden.

Unterstützung des Managements sichern

Alle genannten Aspekte können nur dann ihre volle Wirkung entfalten, wenn sie durch das Management bereichsübergreifend mitgetragen und vorangetrieben werden. Um dies zu erreichen, sollten die dargestellten Vorgehensweisen in einer Business Intelligence Strategie verankert und durch die verantwortlichen Managementfunktionen bis hin zur Unternehmensführung mitgezeichnet werden. Auf diese Weise wird ein tragfähiges Fundament für eine frühzeitige und nachhaltige Kostenreduktion von Business Intelligence Projekten gelegt.


Praxistipps für erfolgreiche Business Intelligence Projekte

Die Cintellic Consulting Group hat aus den Erfahrungen zahlreicher BI-Projekte die Best Practices für ein fachbereichs- und projektübergreifendes Anforderungsmanagement zusammengestellt. Laden Sie sich hier den vollständigen Artikel herunter und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie bereits vor dem eigentlichen Start eines BI-Projektes dessen Kosten senken können: Download pdf "Tipps Business Intelligence Projekte"