Ressourceneinsparungen durch Automatisierung
10 Tipps für erfolgreiche Prozessautomatisierung im Kampagnenmanagement
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Der Lebenszyklus eines Kunden stellt einen idealen Rahmen dar, um die Kampagnenmanagement-Aktivitäten im Unternehmen zu steuern und zu automatisieren. Maßnahmen wie Begrüßungs-Emails, Treue-Mailings oder Kündigerpräventions-Calls, können anhand heterogener Ereignisse automatisch initialisiert werden. Auch ein bestimmtes Kundenverhalten wie Servicewunsch, Informationsanfrage, Beschwerde oder Adressaktualisierung kann Marketingaktivitäten auslösen.
Passen Sie Ihr Kampagnenmanagement-Tool an gewisse Gegebenheiten einmalig an und profitieren Sie von Ressourceneinsparungen innerhalb Ihres kompletten Kampagnenmanagement-Teams.

Die Cintellic Consulting Group hat für Sie 10 Tipps für erfolgreiche Ansätze zur Automatisierung Ihrer Prozesse und Systeme zusammengestellt.

1. Verankern Sie automatisierte Steuerung im Kampagnenmanagement-Tool
Das Direktmarketing wird im Laufe der Zeit konstant komplexer. Innovative Kanäle wie Social Media werden mit eingebunden, unterschiedliche Kampagnen werden gegenseitig optimiert und eventgesteuerte Maßnahmen gehören zu den Grundlagen. Um solche Ansätze nutzen zu können, ist die Implementierung eines Kampagnenmanagement-Tools unerlässlich. Darin sollten notwendige Funktionalitäten enthalten sein, um Selektionen standardisiert und damit automatisiert abbilden zu können.

2. Definieren Sie standardisierte Selektionskriterien in Basissegmenten
Um den Selektionsaufwand Ihrer Kampagnen zu reduzieren, ist das Anlegen von Basissegmenten notwendig. Segmente dieser Art beinhalten standardisierte und häufig genutzte Selektionskriterien Ihres Unternehmens und werden idealerweise über Nacht innerhalb Ihres Systems vorselektiert. Vorteile einer solchen Vorgehensweise sind geringere und schnellere Abfragen bei der Selektion Ihrer Kampagnen, zudem wird die Fehlerquote innerhalb der Selektion deutlich minimiert.

3. Erstellen Sie einen Kampagnenbaum als Vorlage Ihrer Kampagnenselektionen
Binden Sie die Planungskomponente an das Kampagnenmanagement-Tool an und profitieren Sie von den entstehenden Automatisierungsvorteilen. Es besteht die Möglichkeit, Daten wie Kampagnenzeitraum, Kampagnenname, Dienstleister, Kontaktkanal etc. in die Kampagnenselektion direkt mit einzubeziehen. Somit können Folgeprozesse, wie Datenformatierung, Erhalt von Rückflussinformationen und Erstellung von Reportings automatisiert angestoßen werden.

4. Nutzen Sie Scoring- und Affinitätsmodelle
Um kundenindividuelle Angebote und bedürfnisorientierte Produkte anbieten zu können, nutzen Sie das Potential Ihres Data Mining Teams. Lassen Sie sich die schon vorhandenen Modelle innerhalb Ihrer Datenbank erklären und selektieren Sie Ihre Kampagnen gezielt nach solchen Merkmalen. Entwickeln Sie gegebenfalls neue Modelle die sich automatisch in regelmäßigen Abständen aktualisieren.

5. Automatisieren Sie Nachfassaktionen
In der heutigen Informationsflut gehen einmalige Kampagnen oft unter. Daher ist es empfehlenswert Follow-Up Aktionen zu planen, um den gewünschten Kampagnenerfolg zu erreichen. Definieren Sie solche Aktionen anhand von Unternehmenszielen, Budgetverfügbarkeiten oder vermarktungsrelevanten Plänen und profitieren Sie von erhöhtem ROI. Auch Nachfassaktionen lassen sich in einem Kampagnenmanagement-Tool anhand von festen Regeln standardisiert planen und ausführen. Die Vorteile eines solchen Vorgehens liegen im minimierten Aufwand für die komplette Kampagnenmanagement-Kette und in einer geringeren Fehlerquote im Selektionsprozess. Manuelle Eingriffe werden damit nur im Falle eines Notfalls benötigt. 

6. Etablieren Sie eventgesteuerte Aktionen
Es gibt klassische Ereignisse, die ideal für eventgesteuerte Kampagnen sind - beispielsweise Geburtstage oder Kündigungseingänge. Analysieren Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Ereignisse oder Kundenaktionen und integrieren Sie diese in Ihre Kampagnenplanung. Sie profitieren somit von einem standardisierten Verfahren, das zwar einmalig einen erhöhten Abstimmungsgrad benötigt, im Nachgang aber für positive Loyalisierungseffekte sowie Ressourcen schonende Kampagnenmanagementabläufe sorgt.

7. Bauen Sie ein automatisiertes Kampagnenreporting auf
Einheitliche Reportings sorgen für einen geringen Programmierungsaufwand und geben die Möglichkeit, Vergleiche innerhalb der unterschiedlichen Kampagnen durchzuführen. Um dies zu verwirklichen, werden Schnittstellen zu Ihren Dienstleistern benötigt, die alle Rückflussinformationen der Kampagnen in Ihr System bringen. Definieren Sie die für Ihr Unternehmen oder für den jeweiligen Kanal wichtigsten KPI’s und Schnittstellen und automatisieren Sie im Nachgang die jeweiligen Kampagnenreports.

8. Schedulen Sie Ihre Kampagnenselektionen und Auswertungen
Mittlerweile gehört das Scheduling von Kampagnenausführungen zu den Basisfunktionalitäten eines Kampagnenmanagement-Tools. Nutzen Sie dieses Potential und datieren Sie Ihre Kampagnen und die danach folgenden Auswertungen. Manuelle Eingriffe werden somit reduziert und Mitarbeiterressourcen werden für andere Tätigkeiten frei - wie beispielhaft für Prozessoptimierung.

9. Zentralisieren Sie Ihre Kampagnendatenbasis
Mehrere Datenbanken mit unterschiedlichen Strukturen sind keine Unregelmäßigkeit bei vielen Unternehmen. Sofern Sie aber ein zentrales Kampagnenmanagement führen wollen und die Qualitätssicherung bei Ihnen an oberster Stelle steht, ist eine zentrale Datenbasis notwendig, an die Ihre Tools angebunden sind. Eine automatisierte Kampagnenausführung ist nur dann möglich, wenn Ihre Daten kampagnenorientiert aufbereitet und konsolidiert sind. Somit werden keine manuellen Eingriffe benötigt um Datenabgleiche zwischen den unterschiedlichen Datenquellen durchzuführen. Ferner gelten die von Ihrem Data Mining Team erstellten Modelle für den kompletten Datenbestand Ihres Unternehmens und stehen für alle Kampagnenselektionen zur Verfügung. Ihre Selektionsmanager profitieren von einer homogenen Benennung der verschiedenen Selektionsmerkmale und Reportings, die für die jeweilige Kampagne aufgesetzt werden, basierend auf einer einheitlichen Struktur und Form.

10. Automatisieren Sie die Abfrage Ihrer Kontaktstrategie
Die Vielfältigkeit im Direktmarketing zieht eine häufigere Kundenansprache über verschiedene Kanäle, mit verschiedenen Angeboten nach sich. Damit der Kunde nicht unkoordiniert kontaktiert und dadurch verstimmt wird, empfiehlt sich die Implementierung einer Kontaktstrategie. Definieren Sie die Kontaktregeln und automatisieren Sie diese innerhalb Ihrer Systeme. Die Prüfung der Kontaktstrategie muss bei jeder einzelnen Aktion stattfinden und setzt voraus, dass diese ausführlich erfasst wird, um die Kontakthistorie des Kunden auch pflegen zu können.


Aus den Best Practices verschiedener Branchen hat Cintellic wertvolle Tipps abgeleitet, die bei der Prozessautomatisierung im Kampagnen-management hilfreich sind.
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