Referenzprojekt Handel: Kampagnenoptimierung
Effizienzsteigerung: Verknüpfung von Produktsystem an das Kampagnenplanungssystem zur Ablösung manueller Prozesse
Quick-Facts
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Referenz-Kunde
Weltweit agierender Sportartikelhersteller
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Referenz-Branche
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Ausgangssituation
Das Unternehmen plant seine Produktkampagnen auf globaler Ebene und muss dabei Informationen verschiedener Fachbereiche zusammentragen, um die Kampagnenausführung in den verschiedenen Marktregionen zu ermöglichen. Zur Kampagnenoptimierung soll das Produktsystem an das Kampagnenplanungssystem angebunden werden, um eine systemische Verknüpfung von Kampagne und Produkt zu ermöglichen.
Durch die entfallenen manuellen Plaungsschritte sollen Ressourcen eingespart werden. Gleichzeitig wird die Datenqualität erhöht, was ebenfalls zur Effektivitätssteigerung beiträgt.
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Aufgaben
- Durchführung Stakeholder-Workshops zur Zieldefinition, Anforderungsaufnahme und Lösungskonzeption
- Erstellung von Use Cases zur Durchführung der Systemanbindung zwischen Salesforce und dem vorhandenen Produktmanagement-System
- Prozessdokumentation & Change Management für betroffene Fachbereiche
- Vollständiger Testmanagement Support mit Erstellung, Durchführung und abschließendem Sign-Off der User Acceptance Test Cases für das geplante Release
- Projektsteuerung des Workstreams zusammen mit dem Salesforce Product Owner
Synergien nutzen durch Verknüpfung von Kampagnenplanungs- und Produktmanagement-Systemen
Weltweit agierende Sportartikelhersteller stehen vor der Herausforderung, ihre Produktkampagnen so zu planen, dass die jeweiligen Märkte die richtigen Produkte, zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge erhalten, um den lokalen Absatzmarkt bestmöglich auszuschöpfen. Dabei muss zum Launch eines neuen Produktes zum einen langfristig geplant werden aber gleichzeitig auf Marktgegebenheiten ad-hoc reagiert werden können. Wenn in dieser global ausgerichteten Prozesskette an verschiedenen Stellen manuelle Eingriffe notwendig sind, entsteht schnell ein exponentieller Aufwand, der viele Ressourcen bindet und extrem fehleranfällig ist.
Der Sportartikelhersteller befindet sich in genau dieser Situation. Zur Planung sowohl der notwendigen Marketingmaßnahmen als auch der Absatzplanung (Ranging), wird eine genaue Auflistung der Artikelnummern pro Kampagne benötigt. Dies erfolgt zu Projektbeginn noch über komplexe Excel Listen pro Produktbereich, an denen zahlreiche Mitarbeiter pro Bereich arbeiten. Im Rahmen der manuellen Pflege werden Kampagnennamen an lange Artikellisten geschrieben, die allerdings von Struktur und Schreibweise von den Bezeichnungen abweichen können, die in der offiziellen Salesforce Kampagnenplanungsplattform vorliegen.
Lösung
CINTELLIC hat den Klienten dabei unterstützt, die manuellen Prozesse bei der Produktplanung pro Kampagne abzulösen. Dazu hat CINTELLIC im Bereich Anforderungs-, Test- und Change-Management unterstützt, um eine Anbindung des Kampagnensystems an das Produktsystem zu ermöglichen. Dazu wurden zunächst Anforderungsworkshops durchgeführt, um das genaue Vorgehen beim manuellen Prozess zu erfassen und daraus Anforderungen an die Systemanbindung abzuleiten. Zur effizienten Systemintegration haben zudem mehrere Abstimmungen mit den jeweiligen Business- und IT-Teams des Kampagnen- und Produktsystems stattgefunden.
Aus diesen Informationen wurden User Stories in JIRA erfasst und im Rahmen des agilen Projektmanagements für ein Release aufgeplant. Zur Vorbereitung wurden parallel Change Management Maßnahmen durchgeführt und das notwendige User Acceptance Testing (Business) für den Go-Live vorbereitet, durchgeführt und abgenommen. Für die Testphase wurden relevante Fachbereiche involviert, zum Teil auch aus den Marktregionen, um Feedback zum neuen systematisierten Prozess geben zu können. Diese wurden auch im erweiterten Kreis zu Schulungsmaßnahmen eingeladen, die im Rahmen von Webex Sessions vor dem Go-Live Termin angeboten wurden. Abschließend hat nach dem Go-Live noch eine Verifikation der umgesetzten Softwarepakete in Produktion stattgefunden und es wurden sämtliche Dokumentationen an den Product Owner übergeben.
Nutzen
Aufgrund der systemischen Verknüpfung der Produktinformationen zu global ausgerichteten Kampagnen konnten zuvor genutzte manuelle Prozesse in sämtlichen Fachbereichen erfolgreich abgelöst werden. Neben der Einsparung von zeitlichem Aufwand wurde auch die Datenqualität erhöht, da ab sofort Kampagnen- und Produktdaten ausschließlich aus der jeweiligen ‚Golden Source‘ stammen und keine zusätzliche manuelle Manipulation stattfinden muss.
CINTELLIC konnte in dem Projekt auf die breit aufgestellten Kompetenzen in den Bereichen Business, Data und Technology zurückgreifen. In Digitalisierungsinitiativen kommt es immer auf eine Kombination von Fachlichkeit in Verbindung mit Enablern aus den Bereichen Daten und Technologie an. Dadurch kann CINTELLIC Kunden ganzheitlich beraten und Umsetzungsprojekte auf der Schnittstelle zwischen Business und IT effizient und effektiv betreuen. CINTELLIC hat das Projekt in einer eigenverantwortlichen Teilprojektleitungsfunktion betreut und war für den gesamten Prozess Single Point of Contact (SPOC), wodurch der Klient entlastet und Kommunikationsstrukturen vereinfacht wurden.
